Une photo d’équipe, un portrait de salarié ou une vidéo tournée pendant un événement peuvent rapidement devenir des supports précieux pour une entreprise. Mais avant de les publier sur un site, LinkedIn, une brochure ou une campagne publicitaire, il faut obtenir une autorisation claire qui précise exactement ce qui est permis. Je vous propose ici un modèle d’autorisation d’utilisation de l’image pour une société, ainsi que les clauses à adapter selon la situation.
Une autorisation précise protège l’entreprise et la personne photographiée
- Écrit : faites signer l’accord avant toute prise de vue ou diffusion.
- Finalités : indiquez si l’image servira au site, aux réseaux sociaux, à la publicité ou à la communication interne.
- Durée et territoire : précisez combien de temps et dans quels pays l’image pourra être utilisée.
- Support : ne vous contentez pas d’une formule générale comme « tous supports ».
- RGPD : séparez l’autorisation d’image de l’information sur le traitement des données personnelles.
Ce que votre autorisation doit vraiment couvrir
En France, le droit à l’image découle principalement du droit au respect de la vie privée prévu par l’article 9 du Code civil. En pratique, une personne identifiable peut s’opposer à la captation, à la reproduction ou à la diffusion de son image, y compris lorsqu’elle apparaît dans un contexte professionnel.
Une autorisation valable ne consiste donc pas à faire signer une phrase vague. Elle doit permettre de comprendre quelle image est concernée, par qui elle sera utilisée, pour quelle finalité et pendant combien de temps. C’est cette précision qui évite les contestations lorsque l’entreprise souhaite réutiliser une photo plusieurs mois plus tard.
Je recommande de distinguer chaque usage important. Une autorisation pour un trombinoscope interne n’a pas la même portée qu’une autorisation pour une campagne publicitaire diffusée en ligne dans plusieurs pays. Plus la diffusion est large, plus le document doit être détaillé.
Les mentions indispensables
- l’identité complète de la personne photographiée ou filmée ;
- la raison sociale et les coordonnées de l’entreprise bénéficiaire ;
- le contexte de la prise de vue ;
- les supports autorisés ;
- la finalité de l’utilisation ;
- la durée de l’autorisation ;
- la zone géographique de diffusion ;
- le caractère gratuit ou rémunéré de l’accord ;
- les modalités de retrait ou de contact ;
- la date et la signature des parties.
Un modèle prêt à adapter pour une entreprise
Le modèle ci-dessous convient notamment aux salariés, clients, partenaires, intervenants et participants majeurs à un événement. Il doit être personnalisé avant utilisation, surtout si l’image est destinée à une publicité payante, à un film commercial ou à une diffusion internationale.
Autorisation d’utilisation de l’image
Entreprise bénéficiaire
Raison sociale : [nom de l’entreprise]
Adresse : [adresse complète]
Représentée par : [nom et fonction]
Personne photographiée ou filmée
Nom et prénom : [nom et prénom]
Adresse : [adresse]
Adresse électronique : [e-mail]
Je soussigné(e), [nom et prénom], autorise [nom de l’entreprise] à fixer, reproduire et représenter mon image dans le cadre de [décrire le projet, l’événement ou la séance photo].
Cette autorisation concerne les photographies et/ou vidéos réalisées le [date] à [lieu]. Les images pourront être utilisées pour les finalités suivantes :
- présentation de l’entreprise et de ses activités ;
- communication institutionnelle ou commerciale ;
- publication sur le site internet et les réseaux sociaux de l’entreprise ;
- brochures, présentations, affiches et supports imprimés ;
- communication interne, intranet ou rapport d’activité.
Supports autorisés
[indiquer précisément les supports retenus]
Durée
La présente autorisation est accordée pour une durée de [durée, par exemple trois ans] à compter de sa signature.
Territoire
La diffusion est autorisée en [France, Union européenne, monde entier ou autre zone].
Rémunération
Cette autorisation est accordée à titre [gratuit / rémunéré]. En cas de rémunération, celle-ci est fixée à [montant] euros, selon les conditions convenues entre les parties.
L’entreprise s’engage à ne pas utiliser l’image dans un contexte susceptible de porter atteinte à ma dignité, à ma réputation ou à ma vie privée. Toute utilisation qui dépasserait les finalités, supports, durée ou territoire indiqués dans le présent document devra faire l’objet d’un nouvel accord.
Fait à [lieu], le [date].
Signature de la personne concernée :
[signature]
Cette rédaction a un avantage simple : elle évite l’autorisation « tous usages, partout et pour toujours », souvent trop large et difficile à justifier. Dans la plupart des projets, une autorisation limitée à trois ans et renouvelable est plus lisible qu’un engagement sans limite de durée.
Comment adapter le formulaire selon le cas
Le même document ne répond pas à toutes les situations. Une photo prise lors d’un séminaire, un portrait destiné à une campagne de recrutement et une vidéo publicitaire n’impliquent ni le même niveau de risque ni les mêmes précautions.
| Situation | À préciser particulièrement | Conseil pratique |
|---|---|---|
| Salarié | Supports, finalités, durée et caractère facultatif | Ne liez pas l’accord à l’exécution du contrat de travail. |
| Client ou partenaire | Contexte de la prise de vue et éventuelle rémunération | Faites signer le document avant la publication du contenu. |
| Événement collectif | Zone de prise de vue et supports de diffusion | Informez les participants et prévoyez une solution pour les personnes qui refusent. |
| Mineur | Autorisation du ou des représentants légaux | Utilisez un formulaire spécifique signé par les personnes habilitées. |
| Publicité ou campagne sponsorisée | Finalité commerciale, durée, territoire et rémunération | Faites relire le contrat si l’image devient un élément central de la campagne. |
Pour un événement ouvert à un grand nombre de personnes, une information générale ne remplace pas toujours un accord individuel lorsque des personnes sont clairement identifiables et mises en avant. J’évite donc de considérer automatiquement qu’une présence sur place vaut autorisation. Une signalétique visible et un formulaire simple sont beaucoup plus sûrs.
Salariés et RGPD ne couvrent pas exactement la même chose
Une photographie identifiable constitue généralement une donnée à caractère personnel. L’entreprise doit donc traiter deux sujets distincts : le droit de la personne sur son image et les obligations liées au RGPD.
La CNIL recommande une autorisation claire et sans ambiguïté pour l’utilisation de la photographie d’un salarié, notamment dans un annuaire interne ou sur un site internet. Elle rappelle aussi que le consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. En pratique, un salarié doit pouvoir refuser sans subir de conséquence professionnelle lorsque la photographie n’est pas nécessaire à son travail.
Le formulaire peut intégrer une courte mention RGPD indiquant :
- l’identité du responsable du traitement ;
- la finalité de l’utilisation des images ;
- la durée de conservation ;
- les destinataires éventuels, comme une agence ou un prestataire vidéo ;
- la manière d’exercer ses droits ;
- l’adresse de contact du référent ou du délégué à la protection des données.
Il faut aussi prévoir une procédure de retrait. Le retrait du consentement ne rend pas automatiquement illégales les utilisations réalisées avant celui-ci, mais l’entreprise doit pouvoir cesser les nouvelles diffusions fondées sur ce consentement et retirer les contenus encore sous son contrôle dans un délai raisonnable.
Les erreurs qui fragilisent une autorisation
Employer une formule trop générale
« J’autorise l’entreprise à utiliser mon image sur tous supports et pour toute exploitation » laisse trop de place à l’interprétation. Cette formule ne dit ni pourquoi l’image est utilisée, ni combien de temps, ni dans quel cadre. Je préfère une liste de supports et de finalités, même si elle doit être mise à jour pour chaque campagne.
Confondre droit à l’image et droit d’auteur
L’autorisation de la personne photographiée ne donne pas automatiquement à l’entreprise le droit d’utiliser la photographie. Le photographe conserve ses propres droits, sauf cession ou licence prévue dans son contrat. Il faut donc vérifier séparément les droits du modèle et ceux du créateur de l’image.
Oublier la réutilisation
Une image publiée sur LinkedIn n’est pas nécessairement autorisée pour une affiche, une publicité en ligne ou une vidéo promotionnelle. La réutilisation sur un support différent peut dépasser l’accord initial. Une clause dédiée doit préciser si les adaptations, recadrages, montages ou déclinaisons sont permis.
Faire signer après la diffusion
Une signature obtenue après publication ne régularise pas toujours correctement la situation. Le bon réflexe consiste à recueillir l’accord avant la captation ou, au minimum, avant la première diffusion, puis à archiver le document avec les fichiers concernés.
Lire aussi : Droit à l'image et photo - Quand l'accord écrit est vital ?
Ne pas conserver la preuve
Un formulaire perdu dans une boîte mail est difficile à retrouver lorsque l’entreprise change d’agence ou de responsable communication. Je conseille de conserver une copie datée, le nom du projet, les fichiers concernés et la version exacte des supports autorisés.
Le bon réflexe avant toute publication d’image
Avant de mettre une photographie en ligne, je vérifie quatre éléments : qui est reconnaissable, qui détient les droits sur l’image, où elle sera diffusée et pendant combien de temps. Si l’un de ces points reste flou, le formulaire n’est pas encore assez précis.
Pour une communication interne simple, le modèle proposé peut servir de base. Pour une campagne publicitaire importante, une diffusion internationale, un tournage avec des mineurs ou une rémunération significative, il est plus prudent de faire relire l’autorisation par un professionnel du droit.
Une bonne autorisation n’a pas besoin d’être longue ou remplie de formules compliquées. Elle doit surtout être compréhensible, proportionnée au projet et suffisamment précise pour que la personne comme l’entreprise sachent exactement ce qui a été accepté.
